Не надо отвлекать сотрудников. А сотрудникам в свою очередь не надо отвлекать руководителя. И это совсем не означает, что никто никого в офисе не должен тревожить. Да, речь пойдёт о рабочем потоке, о котором уже написано немало, но проблемы тем не менее остаются.
Ситуация №1 – “… а хотя нет, я уже сам разобрался! “
Сидишь, работаешь, порой очень важные дела делаешь. И тут тебя внезапно ошарашивают вопросом каким-нибудь, который касается рабочего процесса, ценовой политики, работе с клиентом и прочим вещам. Сотрудники задают вопросы, задают неправильно, а пока ты втыкаешь в этот вопрос, понимая что к чему, соображаешь, есть ли ответ в документах корпоративных дабы сотрудника к ним направить, или же это реально непроработанная сложность какая-то, как вдруг сотрудник говорит “А вот, я нашёл! ” или “А всё, починил. “, “А нет, уже не надо…”. Как результат, сотрудник куда-то там дальше устремляется, а ты идёшь и наливаешь себе чай, зная, что теперь тебе предстоит минут 10-15 сидеть и ловить волну утерянного запала, ибо мысль творческая или ещё какая варварски прервалась.
Решение по ситуации №1
Сделать так, чтобы на все рядовые вопросы были ответы в виде инструкций для персонала. Это реально, просто потребуется постоянная кропотливая работа в течение длительного периода.
Но она того стоит. Также важно улаживать подобные вещи по факту их возникновения. Выявилась дыра в документах – тут же поправили, в следующий раз не повторится. Проводить профилактические беседы, поясняя, что тревожить руководителя можно только тогда, когда убился, но ответа не нашёл. Под “убился” подразумевается, что уделил поиску решения не 5 минут, а какое-то основательное время – час / день (если время реально позволяет).
Проводить профилактические беседы, поясняя, что задавать вопросы надо не “А как тут сделать? ” а “Правильно ли я понимаю, что нужно решить эту задачу вот так-то и так-то? “. То есть если есть какая-то неуверенность или недопонимание, то сотруднику важно проработать хоть какое-то решение, чтобы мозг пофункционировал и потом можно было сравнить своё представление с тем, что выдаст руководитель, а не просто надеяться на то, что шеф всё за сотрудника сделает.
С большой вероятностью сотрудник мог найти реально большую сложность в чём-то и она нуждается в проработке на уровне компании. Это будет означать, что и руководитель сходу скорее всего её не решит и потому особенно важно хорошо подумать, прежде чем просто обозначить шефу, что у нас есть проблемы, дабы он над этим “парился” и отвлёкся к примеру от стратегического планирования или крупной продажи.
Смысл таков – не сигналь о проблемах, а предлагай решения, что означает быть лучшим сотрудником по умолчанию. если руководитель знает, что совершенно точно сотруднику можно найти ответы в корпоративных доках, стоит применять волшебную фразу “Правильно понимаю, что самостоятельно ты найти ответ на свой вопрос не можешь? ” или “Правильно ли я понимаю, что ты забыл, что у нас всё прописано в документе таком-то? ”
Ситуация №2 – палки в колёса в виде входящей инфы
Опять же сидишь и прорабатываешь к примеру важный корпоративный документ. Может приказ сооружаешь, а может, готовишь гениальное коммерческое предложение, которое принесёт в компанию деньги и станет образцовым для менеджерского отдела. Занимаешься этим 5 минут, как вдруг приходит сообщение в скайп.
Оно никогда не приходит одно. Завязывается беседа – с сотрудником / клиентом / партнёром. Пока общаешься в скайпе, приходят новые скайп / icq сообщения и электронные письма. Потом возникает срочная задача или нужно провести совещание. Потом неожиданно надо подписать документ, а вот уже пора и ехать куда-то. Потом откуда ни возьмись появляется Обед и понимание, что перекусить конечно надо бы, но на обед иногда забиваешь, дабы сэкономить время, разгребаешь входящие, чувствуешь себя офисным самураем. Возвращаешься время от времени к своему гениальному документу и потом обнаруживаешь, что сделал его только в субботу или воскресенье, когда на работе никого нет и тебя просто не отвлекают.
Решение по ситуации №2
Если разрабатываешь / делаешь что-то серьёзное и тебе совершенно точно нужна максимальная сосредоточенность – следует выключить все мессенджеры, телефон, закрыть почту, разобраться с графиком встреч и попросить сотрудников не беспокоить. Вероятность того, что всё будет как надо и документ родится / дело сделается – очень велика. Но и шеф не должен без срочной нужды отвлекать сотрудников!
Какие бывают у меня в связи с этим соблазны, с которыми я не всегда успешно борюсь:
поставить задачу не в корпоративную систему, а в скайп или в почту (ведь кажется, что так быстрее), в результате потом всё потерялось, а сотруднику параллельно кто-то что-то написал и он про задачу забыл), непонятно зачем всё это было; лень что-то искать в корпоративных документах – давай подёргаем исполнительного директора к примеру (всё реже происходит); неожиданно созвать совещание, договорившись не со вчерашнего дня, а вот здесь и сейчас надо (а на самом деле можно было бы и запланировать); вообще не смотришь чем человек сейчас занят, берёшь и отвлекаешь (тебе ведь очень надо).
Смысл такой – надо уважать чужую занятость, и если вопрос реально не срочный, то аккуратно договорись на время в которое будет обсуждение. Вырывая сотрудника из рабочего потока руководитель наносит себе финансовый вред, производит удар по продуктивности. Какие ещё могут быть соблазны по отвлечению сотрудников обсуждать на совещаниях проблемы, которые касаются не компании, а какого-то конкретного недоработавшего человека.
В итоге 5-10 или больше человек сидят скучают не понимая для чего они здесь, а один чувствует, что он какой-то бракованный (потом он будет демотивирован); халатно оставлять мобильник на рабочем столе, уходишь куда-нибудь, а он звонит всех отвлекает. Сюда же относятся громкие рингтоны и хлопанье дверьми; кидать сотрудникам ссылки на всякие ржаки в интернете (сотрудник обязательно заценит, посмеётся, да только рабочий поток потерян); бывают привычки пускать в воздух фразочки типа “Да блин чё за фигня происходит! ” или ещё что-то в таком духе, которые бы никогда не произнесёшь, сидя один. Вероятно хочется внимания, а работники-то здесь причём?
Сюда же относятся удивительные возгласы когда прочитаешь интересную новость в инете. “Мда! Стив Джобс умер…. ” – без вас, конечно, никто об этом не узнает; написать какую-нибудь ерунду (то, что реально не важно для работы) посреди рабочего дня в общем чате.
Горе тому сотруднику или шефу, которому на рабочем месте вообще не удаётся войти в рабочий поток. Удовольствия от такой деятельности точно не будет, а потом человека обвинят в плохой продуктивности и результативности. Хотя он не виноват, искренне старался всем помогать, на вопросы отвечать и т. д.
Очень важно обозначить для всех сотрудников, постоянно повторять и говорить об этом новичкам, что уважительное отношение к рабочему потоку – это ценность данной компании. В IT сфере это очень важно. Общаться – это здорово, но от общения не должно быть вреда производству и успешности для персонала. В агентстве, где все сосредоточенно сидят за ПК и трудятся, недопустимы громкие звуки, а чтобы не было голода в общении, можно каждый день специально собираться и общаться там на любые интересующиеся темы, заряжаясь бодростью и позитивом.
Также можно устраивать запланированные обсуждения различных вопросов, главное не делать это хаотично.
В связи с этим недопустимо чтобы менеджеры сидели рядом с техническими специалистами. Там, где постоянно происходят рабочие разговоры / звонки и встречи, технический специалист будет чувствовать себя крайне неуютно, и его продуктивность будет страдать.
Дорогие директора и сотрудники, уважайте чужую сосредоточенность и старайтесь делать поменьше действий, приводящих к тому, что человек, минуту назад сосредоточенно работавший, неожиданно встал, начал чего-то говорить в ответ, пошёл за чаем или решил перекусить / покачаться в кресле / сходить в туалет.
Если увидели такую ответную реакцию – цель достигнута! Значит, такой человек выбит из рабочего потока трёхочковым словесным броском или действием.
