Большинство смартфонов имеет встроенные инструменты, которые помогают управлять своим временем. Пакеты программного обеспечения также доступны для компьютеров. Тем не менее эффективное управление временем по-прежнему остается одним из наиболее проблемных аспектов человеческой деятельности. Более того, это крайне важно для всех людей, не только для людей бизнеса или руководства.
Время, просто невозможно, купить, изменить, замедлить или повлиять на него каким-либо образом (ну, хорошо, кто-то может сказать, что если у вас есть самолет, вы можете сэкономить много времени, но в сутках есть только 24 часа для каждого – без исключения). Поэтому единственный способ эффективного управления временем освоить несколько простых, но важных правил.
Эффективно управлять временем трудно, потому что это зависит от многих личных качеств, которые не всегда связанны с управлением. Например, те люди, которые часто вспоминают прошлые поражения, как правило, не справляются с управлением времени.
Поэтому правило № 1 для эффективного управления временем перестать сожалеть о прошлых неудачах и начать учиться на ошибках.
Были ли у вас впечатление, что, делая что-то, вы теряете время? Иногда мы должны сделать рутинные задачи, а затем это ощущение «потери времени», даже хуже. Так, правило № 2 – это, искать что-то положительное во всем, что вы делаете, и убить это чувство «потери времени». Конечно, если вы делаете что-то совершенно бесполезное, и тогда независимо от того, как сильно вы пытаетесь избавиться от этого чувства, ничего из этого не выйдет, потому что действительно теряешь время.
В начале этого поста было упомянуто, что смартфоны имеют встроенные функции управления временем. Большинство смартфонов – очень удобные в использовании, а синхронизировать данные с программным обеспечением настольного компьютера (например, Microsoft Outlook) – это очень легко. Таким образом, наше правило № 3 является приобретение такого устройства или, в худшем случае обычной бумажной записной книжки и шариковой ручки, или карандаша.
Принцип № 4 это устанавливать напоминания на протяжении всего времени. Здесь довольно полезными, оказываются, смартфоны и другие электронные устройства, как раз в этом вопросе бумажные записные книжки, совершенно не подходят. Можно прикрепить будильник для записи в электронном календаре, и устройство подаст звуковой сигнал, который вам об этом предупреждении будет напоминать. В бумажной записной книжке, опять же, вам придётся регулярно проверять записи. Другая форма напоминания держать в доме или в офисе, маленьких, клейких записок.
Если посмотришь сегодня на монитор среднего пользователя компьютера, вы увидите много открытых окон: веб-браузер, текстовый клиент электронной почты, музыкальный плеер, графический редактор и так далее. Многозадачность – это главный враг концентрации. Эффективное управление временем, требует придерживаться правила № 5 сосредоточиться на одной задачи.
Представьте большую корпорацию. Такие компании, как General Motors, имеют десятки тысяч сотрудников. GM насчитывает более 330 000. В GM больше вице-президентов, чем рядовых сотрудников в большинстве компаний малого бизнеса в США. Председателю GM весь день займут приветствия с наиболее важными управляющими компании (не говоря уже о посредственных). Как в таком случае руководству больших компаний удаётся добиться успеха в управлении? Передают обязанности. Когда владелец очень маленькой компании чувствует и понимает, что это значит, и что более важно, он готов передать ответственность другим, тогда компания действительно начинает развиваться. Так что держись правила № 6 распределите обязанности, когда это возможно.
Иногда мы можем заблудиться в рутинных задачах и потерять из виду «большую картину», и долгосрочные цели. В конечном счете они имеют значение. Эти цели являются причиной, по которой мы делаем или, по крайней мере мы должны сделать все. Мелкие задачи должны помогать достижению целей, поставленных позже. Однако, многие люди забывают о больших целях. Чтобы добиться успеха в управлении временем, держись правила № 7 время от времени делайте шаги к достижению больших целей. Кроме того, когда появляются значительные события или изменения в окружении, обновление целей, кажется, разумная мысль.
Попробуйте создать реалистичный список дел (также называемый списком задач). Мы все хотим достичь, как можно больше, даже в течение дня. Однако помните, что сутки имеют только 24 часа и ни минуты больше. Если смастеришь нереальной список задач для выполнения, вы закончите разочарование, потому что в конце каждого дня у вас будет много дел предыдущего дня. В то же время не надо впадать из крайности в крайность и создать очень удобный список. Помните, что если речь идет о тайм-менеджменте, принцип Парето работает во всей своей красе: 80% задач может быть завершена в 20% времени, которым мы располагаем, а остальные 20% задач поглотить до 80% времени. Однако мы можем сделать так, что закон Парето увеличит нашу производительность. Знаете ли вы, что 80% производительности может быть достигнуто путем 20% задач? Если вы хотите это сделать, помните о правиле № 8: делайте реалистичные и достижимые списки, а также о принципе № 9: попробуйте найти и сделать эти 20% задач, которые помогут вам добиться 80% эффективности.
Управление временем – это тема на книгу или две и, конечно, невозможно обсудить все его аспекты в одном посте. Тем не менее это хорошая отправная точка.
