Подавляющее большинство из нас сегодня используют электронную почту в силу своей профессии. Нам приходиться общаться с руководителями, коллегами, заказчиками и просто друзьями. Возможно, именно поэтому мы проверяем наши входящие сообщения каждые полчаса, и если бы мы не получали по крайней мере даже рекламный бюллетень каждый день, мы бы подумали, что это конец света.
Не отвечать на электронные письма – невежливо, но желание быть доступным и реагировать мгновенно принесет вам много психического и умственного дискомфорта. По словам психолога Адама Гранта, который является и экспертом по корпоративной культуре, мы не должны сразу отвечать на входящую почту только потому, что нам пришло письмо, часто, для нас это не так важно, как для нашего опонента. То, как мы выстраиваем нашу электронную переписку, зависит наша карьера.
Самое главное это время
Каждое письмо, которое вы отправляете, потребляет ваш самый ценный ресурс – это время. Если ваши электронные сообщения слишком велики, или не содержат необходимой информации, или недостаточно вежливы, вы можете внезапно оказаться в черном списке. С другой стороны, каждое электронное письмо, также является возможностью приблизиться к своей цели.
Думайте о других
Обратите внимание на то, что происходит в жизни человека, которому вы отправляете электронное письмо. Он отпраздновал день рождения? У него родился ребенок? Его повысили? Он выступал на важной конференции? Поздравьте его одним предложением. Ваша электронная почта должна указывать на цель, которую вы хотите достичь. Кратко и ясно. Но очень важно знать контекст, в котором находиться его получатель.
Не забудьте сообщить
Связи между людьми устанавливаются и укрепляются путем общения. Сообщите адресату, если вы изменили свою работу или сферу деятельности. Важно, чтобы люди, с которыми вы работаете или являетесь деловыми партнерами, знали, как вас воспринимать на данный момент.
Ответьте на пять вещей
Не заставляйте получателя думать о вашей информации. Ваше письмо должно четко отвечать: кто, что, когда, где, почему. Контекст событий играет большую роль, поэтому всегда освещайте его. Информации должно быть достаточно и краткой форме, что сэкономит каждому время. Это сегодня очень ценно.
Не начинайте предложение местоимением ” я”
Подсознательно оно действует на адресата так, что вы важнее, чем он. Вы же не хотите создавать впечатление высокомерия ? Ведь это не принесет вам ожидаемого результата. Поэтому, сформулируйте предложения так, чтобы они звучали уважительно к адресату.
Прикрепите вложение
Перед отправкой всегда проверяйте, подключили ли вы вложение, о котором вы пишете по электронной почте. Убедитесь, что оно действительно там, это занимает секунды, и сэкономит вам время на отправку следующего письма.
Содержание очень важно
Не переусердствуйте, не лгите. Следите за тем, чтобы то, что вы пишете, было объективным и соответствовало тому, что есть на самом деле. В противном случае вы рискуете потерять доверие своего адресата.
Проверьте текст перед отправкой
Остерегайтесь грамматических ошибок и опечаток, которые могут случиться даже с очень грамотными людьми. Пропущенные слова, строчные буквы и прочее опечатки показывают, что вы не очень заботитесь о получателе.
Письма, которые вы отправляете, являются отражением вас самих. Каждое электронное письмо – это возможность укрепить ваше сотрудничество и получить союзника, или нет. Вы хотите, чтобы другие уделяли время вашей электронной переписке? Тогда будьте последовательны, вежливы и не пишите электронные письма, которые вы бы не хотели читать сами.
